Annexe relative au traitement des données personnelles
La présente Annexe fait partie intégrante des Conditions Générales de Service. Elle s'applique lorsque Voqala AI traite des données personnelles pour le compte du Client dans le cadre du Service.
1. Rôles des parties
Pour les données relatives aux Appelants, prospects, clients finaux et contacts traitées via le Service pour le compte du Client, le Client agit en qualité de responsable du traitement et Voqala AI agit en qualité de sous-traitant. Voqala AI traite ces données uniquement sur instruction documentée du Client, sauf obligation légale contraire.
2. Objet du traitement
Le traitement a pour objet la fourniture d'un assistant vocal automatisé permettant notamment la réception d'appels, la transcription, la qualification des demandes, la prise de rendez-vous, la création de résumés, l'envoi de notifications et confirmations, et la mise à disposition d'un tableau de bord.
3. Données traitées
Les données peuvent inclure : identité, coordonnées, numéro de téléphone, adresse, contenu de la demande, urgence déclarée, disponibilité, historique de rendez-vous, enregistrements audio, transcriptions, métadonnées d'appel, messages SMS, données de configuration et journaux techniques.
4. Catégories de personnes concernées
Clients du Client, prospects, appelants, interlocuteurs SMS, employés ou représentants du Client, utilisateurs autorisés du tableau de bord.
5. Durée
Les données sont traitées pendant la durée du contrat, puis supprimées ou restituées selon les modalités prévues aux Conditions Générales de Service, sous réserve des obligations légales de conservation et des sauvegardes techniques temporaires.
6. Instructions documentées
Voqala AI traite les données personnelles uniquement conformément aux instructions documentées du Client, notamment les présentes Conditions, la présente Annexe, les paramètres configurés dans le Service et toute instruction écrite raisonnable du Client.
7. Confidentialité
Voqala AI veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données personnelles soient soumises à une obligation de confidentialité appropriée.
8. Sécurité
Voqala AI met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment chiffrement en transit, contrôle d'accès, restriction des droits administrateurs, journalisation, sauvegardes, cloisonnement logique, procédures d'incident et engagement de confidentialité des personnes autorisées.
9. Sous-traitants ultérieurs
Le Client autorise Voqala AI à recourir aux sous-traitants listés dans la Politique de confidentialité. Voqala AI informe le Client de tout changement substantiel de sous-traitant et lui permet de formuler une objection raisonnable dans un délai de 30 jours.
10. Transferts internationaux
Les transferts internationaux sont encadrés conformément à la Politique de confidentialité, notamment par des clauses contractuelles types, décisions d'adéquation, Data Processing Agreements, certifications applicables ou mesures complémentaires selon le cas.
11. Assistance
Voqala AI assiste raisonnablement le Client pour répondre aux demandes d'accès, rectification, effacement, opposition, limitation, portabilité, ainsi que pour les analyses d'impact et consultations d'autorité lorsque nécessaires.
12. Violations de données
Voqala AI notifie le Client sans retard indu, et si possible dans un délai de 48 heures après en avoir eu connaissance, de toute violation de données personnelles affectant les données traitées pour le compte du Client, afin de permettre au Client de respecter ses propres obligations.
La notification contient, lorsque ces informations sont raisonnablement disponibles, la nature de l'incident, les catégories de données concernées, les conséquences probables, les mesures prises ou proposées et un point de contact.
13. Fin du contrat
À la fin du contrat, Voqala AI supprime ou restitue les données personnelles selon le choix du Client, sauf obligation légale de conservation. Les sauvegardes résiduelles sont supprimées selon le cycle normal de sauvegarde.
14. Audit et informations
Voqala AI met à disposition du Client les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect de la présente Annexe. Les audits éventuels doivent être raisonnables, proportionnés, notifiés à l'avance, soumis à confidentialité et ne pas compromettre la sécurité du Service ou les données d'autres clients.
15. Obligations du Client
Le Client demeure responsable de la licéité du traitement, de l'information des personnes concernées, de la base légale applicable, de la configuration du Service, des scripts utilisés, de la gestion des droits des personnes et de la conformité de ses propres usages, notamment en matière d'appels enregistrés, d'intelligence artificielle, de SMS et prospection.